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111年度檔案管理標竿學習心得報告

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臺中市政府政風處

111年度檔案管理標竿學習心得報告

 

參訪機關:臺中市政府秘書處、臺中市太平地政事務所

參訪日期:1111219

參訪人員:秘書室 王郁婷

壹、標竿學習過程

  111年度檔案管理標竿學習活動由本府秘書處主辦,課程安排參訪本府金檔獎得獎金機關-臺中市政府秘書處及臺中市太平地政事務所。

  金檔獎評獎類別共計6大類,秘書處於各類別皆受評為「優等」機關,而太平地政事務所更於「檔案管理規劃與培訓」類別拿下「特優」的殊榮。本次標竿學習,秘書處及太平地政事務所導覽解說詳盡,提供許多寶貴的經驗,收穫良多。

貳、參訪心得

一、檔案管理規劃

(一)將專案管理觀念融入檔案管理,導入PDCAB全面品質管理,針對各項工作訂定中程計畫、年度計畫及個案計畫;成立檔案管理工作小組定期召開會議;依據各項計畫內容定期管考,檢討工作目標及改進項目;積極進行標竿學習計畫,參訪歷屆獲獎機關。

(二)太平地政事務所本次於「檔案管理規劃與培訓」獲得特優的成績,指派人員參加檔管局種子教師培訓外,亦積極舉辦檔案管理教育訓練,加深同仁對檔案管理業務的基本知識,減少檔案修正及退件的時間,增加機關檔案管理效率。

二、檔案保管及庫房設施

(一)經實地查看兩獲獎機關之檔案庫房,庫房門外皆有溫溼度感測監控顯示幕、緊急應變工具櫃及進入庫房須知。庫房內部門口設有無塵腳踏黏墊,內部使用移動式檔案櫃,節省空間之餘,夠有效區分各類檔案及擺放位置;於檔案櫃上層加裝彈性繩,避免高層檔案於地震災害掉落。另以顏色區分各科室檔案,有利檔管人員辨識檔案及分類。

(二)太平地政事務所創新購置RFID掃描管理系統管理永久檔案調閱,永久檔案借出前放置機器上掃描,歸還前再次掃描確保檔案正確性,有效管理檔案借出狀況。

三、檔案立案及編目

(一)每年度針對內容不明確案名進行檢討案修正,配合檔案分類狀況新增或刪減案次號,並參考年度重要以一事一案為原則確實立案。

 (二)承辦人檔案分類錯誤時,透過公文系統退件及印製檔案退件清單,請承辦人簽收並更正檔號。使同仁謹慎選取檔號,減少退件次數,增加編目作業效率。

四、檔案應用

(一)本府秘書處規劃檔案應用展,融入在地歷史及生活,藉由日式姓名回復台籍名、臺中市歷史、臺中縣縣歌等主題,推廣行銷檔案應用。

(二)太平地政事務所將數字表格轉化成有趣的圖表;檔案常設展復刻歷史檔案書籍,輔以文字說明;結合資訊科技及在地特色打造地段Touch秀等應用,讓檔案概念更加具象化及貼近生活。

參、結論

  綜上,藉由本次標竿學習活動,參訪兩個金檔獎得獎機關,兩機關成果值得效仿學習,評估本處人力、經費及檔案管理現況,建議參考並採納檔案管理事項如下:

一、檔案管理規劃及培訓

定期檢視各類檔案管理中程計畫,依實際執行狀況調整內容,檢討工作目標。

二、庫房保管及庫房設施

本處庫房面積小,部分檔案置於檔案架高層,建議可加裝彈性繩避免高層檔案於地震災害掉落。

三、檔案立案及編目

各科室於檔案分類常有錯誤情形,建議結合檔案管理教育訓練,宣導同仁立案及編目重要性,並適時以檔案退件方式,提醒同仁留意分類。

 

 

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相關圖檔

  • 市府分類: 一般行政
  • 最後異動日期: 2022-12-29
  • 發布日期: 2022-12-29
  • 發布單位: 臺中市政府政風處
  • 點閱次數: 556